Cómo cuidamos la información de su consultorio

Ocho compromisos

Lo que le prometemos, y cómo se cumple.

Cada compromiso tiene un mecanismo detrás. Si no se puede verificar, no lo prometemos.

Datos mínimos, por diseño

Solo nombre, teléfono, fecha y hora de la cita. Si el consultorio lo pide, un saldo pendiente. Nada más cabe en el sistema.

Cómo: la base de datos no tiene campos para diagnóstico, tratamiento ni notas clínicas. No se pueden guardar aunque alguien quiera.

Información de salud: no la pedimos y no la guardamos

El agente no pregunta motivos de consulta, síntomas ni diagnósticos. Pero un paciente puede escribirlos por su cuenta: "me sigue doliendo", "me dio fiebre". Cuando eso pasa, el sistema lo detecta, no guarda el texto, le responde que lo hable directamente con el doctor y le avisa al consultorio para que le llamen. En la base solo queda la marca de que ese paciente escribió algo sobre su salud, con su teléfono y la hora.

Cómo: la ley mexicana trata los datos de salud como sensibles. En lugar de prometer que nunca llegarán, el sistema está hecho para reconocerlos y descartarlos en el momento, antes de guardar nada. Es una lista de señales revisable (dolor, sangrado, fiebre, medicamento, malestar), no un modelo de inteligencia artificial.

Las conversaciones se borran solas

Los mensajes con pacientes se conservan 30 días para poder resolver dudas y luego se eliminan. Solo queda el registro de la cita: confirmada, reagendada o cancelada.

Cómo: borrado automático programado. No depende de que alguien se acuerde.

La información es suya

Puede pedir una copia completa de sus datos o su eliminación total en cualquier momento. Se entrega o se borra en un máximo de 3 días hábiles, y le confirmamos por escrito.

Cómo: exportación en archivo de Excel y borrado con constancia. Si deja el servicio, no conservamos nada.

Solo dos personas pueden ver su información

El responsable del servicio y la persona de operación asignada a su consultorio. Cada acceso queda registrado con fecha y hora, y usted puede pedir ese registro.

Cómo: acceso con doble verificación y bitácora de accesos por consultorio. Cada consultorio está separado de los demás.

No entrenamos nada con sus datos

Las conversaciones no se usan para entrenar modelos, ni las nuestras ni las de nuestros proveedores, ni para ningún fin distinto a atender a sus pacientes.

Cómo: contratos con proveedores que lo prohíben expresamente. Sin publicidad, sin venta de listas, sin "análisis de mercado".

El agente solo hace lo que tiene permitido

Confirma, reagenda dentro de su agenda real, recuerda y avisa. No da precios que usted no cargó, no opina de temas médicos y no promete nada fuera de guion. Cuando no sabe, dice que le pasa el recado y avisa a una persona.

Cómo: el agente actúa por medio de acciones cerradas (reagendar, avisar, pasar a una persona). No tiene manera de hacer otra cosa, aunque el paciente se lo pida.

Si algo sale mal, usted es el primero en saberlo

Ante cualquier incidente que pueda afectar datos de su consultorio, le avisamos en un máximo de 72 horas con qué pasó, qué datos se vieron afectados y qué hicimos.

Cómo: protocolo de incidentes por escrito, incluido en el contrato. Aviso a las autoridades cuando la ley lo pida.

Blanco y negro

Lo que guardamos y lo que nunca tocamos.

Sí guardamos

Nombre del paciente como lo registra el consultorio
Número de WhatsApp del paciente
Fecha y hora de la cita, y su estado
Mensajes de confirmación y reagenda, 30 días
Saldo pendiente y fecha de pago, solo si usted activa cobranza
Nombre, especialidad, horario y línea del consultorio

Nunca

Motivo de consulta, diagnóstico o tratamiento
Recetas, estudios, radiografías o fotos clínicas
Expediente clínico de ningún tipo
Datos de tarjeta o cuentas bancarias del paciente
Ubicación del paciente ni su lista de contactos
Datos de un consultorio compartidos con otro

Cuando activa cobranza, el agente comparte los datos bancarios del consultorio para que el paciente pague. Nunca pide ni guarda datos bancarios del paciente. Los comprobantes que el paciente envía se guardan 30 días y se borran.

El recorrido de un mensaje

Dónde vive la información y quién la ve.

El paciente escribe a la línea de su consultorio

El mensaje viaja cifrado por WhatsApp, igual que cualquier mensaje personal. La línea está a nombre de su consultorio, no de AgendaViva.

Llega a nuestros servidores en Cloudflare

Servidores en Estados Unidos, con la información cifrada en reposo y en tránsito. Cada consultorio tiene su espacio separado. Cloudflare es el mismo proveedor que protege a bancos y gobiernos. Al estar fuera del país, es una transferencia internacional: viene escrita en el contrato y en el aviso de privacidad que usted le entrega a sus pacientes.

El agente decide qué responder

No interviene ningún modelo de inteligencia artificial. Lo que el paciente escribe se compara contra reglas escritas por nosotros: si dice "sí", confirma; si dice "no puedo", libera el lugar; si pide otro día, avisa. Lo que no cae en esas reglas se le pasa a una persona del consultorio. Nada de lo que escriben sus pacientes sale hacia un proveedor de inteligencia artificial, ni nuestro ni de nadie.

A usted le llega solo lo que importa

Confirmaciones, cancelaciones, huecos y avisos. Ni AgendaViva ni el doctor leen las conversaciones completas salvo para resolver un problema puntual, y ese acceso queda registrado.

A los 30 días, la conversación desaparece

Queda solo el registro de la cita, que es lo que alimenta su reporte semanal. Ese registro se elimina completo cuando usted deja el servicio.

Lo que firmamos con usted

Tres documentos, antes de tocar un solo dato.

Documento	Para qué sirve	Cuándo
Contrato de encargado de datos	Establece que los datos de sus pacientes son de su consultorio y que AgendaViva solo los trata por instrucción suya, para los fines acordados. Es lo que exige la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares cuando un tercero opera datos por cuenta del responsable.	Al iniciar la semana de prueba
Convenio de confidencialidad	Obliga a AgendaViva y a cada persona que opere su cuenta a no revelar nada de su consultorio ni de sus pacientes. Aplica también después de terminar el servicio.	Al iniciar la semana de prueba
Aviso de privacidad para sus pacientes	Texto listo, a nombre de su consultorio, para que sus pacientes sepan que sus citas se confirman por WhatsApp y qué datos se usan. Se lo entregamos redactado; usted solo lo pega en su recepción o se lo manda al paciente la primera vez.	Antes del primer mensaje a un paciente

También le entregamos, si lo solicita, el registro de accesos a su cuenta y la constancia de borrado al terminar. Nada de esto tiene costo.

Frente a otras opciones

En qué somos distintos.

Hay chatbots para clínicas que hacen muchas cosas. Nosotros hacemos pocas, a propósito. Comparación con lo que es común en el mercado, sin nombrar a nadie.

	Lo común en chatbots para clínicas	AgendaViva
Datos que guarda	Historial completo del paciente, notas, a veces expediente	Nombre, teléfono y cita. Nada clínico.
Conversaciones	Se guardan indefinidamente	Se borran a los 30 días
De quién es la información	Del proveedor; exportar es difícil o tiene costo	Del consultorio. Copia o borrado en 3 días hábiles, sin costo
Número de WhatsApp	Del proveedor o el celular personal del doctor	Línea a nombre del consultorio; se la queda si se va
Quién ve los chats	Equipos de soporte sin registro	Dos personas, con bitácora de accesos
Contrato de datos	Términos y condiciones genéricos en línea	Contrato de encargado y confidencialidad firmados
Si hay un incidente	Sin compromiso de aviso	Aviso en 72 horas, por escrito

Preguntas que nos hacen los doctores

Respuestas directas.

¿Ustedes leen las conversaciones de mis pacientes?

No como rutina. Se accede a una conversación solo para resolver un problema concreto (un paciente molesto, una cita que no cuadra) y ese acceso queda registrado. Usted puede pedir la bitácora cuando quiera.

¿Dónde están los servidores? ¿Están en México?

En Norteamérica, en la infraestructura de Cloudflare, con cifrado en reposo y en tránsito. La ley mexicana permite que un encargado trate datos fuera del país siempre que haya contrato y las mismas obligaciones de protección; eso es exactamente lo que firmamos con usted. Si la residencia en México se vuelve un requisito para su consultorio, dígalo en el sondeo: es una de las decisiones que estamos tomando.

¿Usan mis datos o los de mis pacientes para entrenar inteligencia artificial?

No, y hay una razón más simple que el contrato: hoy el sistema no usa ningún modelo de inteligencia artificial. Lo que escriben sus pacientes se compara contra reglas nuestras y no sale hacia ningún proveedor de IA. Si algún día eso cambiara, se lo avisaríamos por escrito antes, no después.

¿Y si un paciente escribe algo de su salud aunque no se lo pregunten?

Pasa, y el sistema está hecho para eso. Reconoce las señales (dolor, sangrado, fiebre, medicamento, malestar), no guarda ese texto, le contesta al paciente que lo hable directamente con el doctor y le avisa al consultorio con su teléfono y la hora para que le llamen. En la base queda la marca de que escribió algo sobre su salud, nunca lo que escribió. La lista de señales se la podemos mostrar completa: no es un modelo de inteligencia artificial, son reglas que se pueden leer.

¿Qué pasa con mi número si dejo el servicio?

Si usamos su número, sigue siendo suyo y lo desconectamos el mismo día. Si le dimos una línea nueva a nombre de su consultorio, se la puede quedar: le entregamos el chip y la desvinculamos de nuestro sistema.

¿Y si un paciente pide que borren sus datos?

Le contesta el agente con un mensaje claro, se lo notificamos a usted y en 3 días hábiles ese paciente ya no existe en el sistema. Sus derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) se atienden por WhatsApp, sin trámites.

¿Tienen alguna certificación?

Todavía no, y preferimos decírselo a inventarlo. Somos una empresa pequeña de Teziutlán que arranca con consultorios de la región. Lo que sí tenemos: contratos firmados, borrado automático, bitácora de accesos y un compromiso de aviso de incidentes. Y un compromiso con fecha: al llegar a 10 consultorios activos contratamos una revisión de seguridad externa y publicamos aquí el resultado, con fecha y nombre de quien la hizo. Es lo que más nos han pedido los doctores en el sondeo, y lo cumpliremos antes de crecer más.

¿El agente puede equivocarse y decirle algo indebido a un paciente?

El agente solo puede hacer lo que tiene permitido: confirmar, reagendar dentro de la agenda real, recordar y avisar. No puede dar precios distintos a los que usted cargó, no opina de temas médicos y no promete nada fuera de guion. Cuando no sabe, dice que le pasa el recado y avisa a una persona.

Cómo cuidamos la información de su consultorio.